6 जीमेल ट्रिक्स जो आप पहले ही इस्तेमाल कर रहे हैं, लेकिन शायद नहीं हैं

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6 जीमेल ट्रिक्स जो आप पहले ही इस्तेमाल कर रहे हैं, लेकिन शायद नहीं हैं
6 जीमेल ट्रिक्स जो आप पहले ही इस्तेमाल कर रहे हैं, लेकिन शायद नहीं हैं
Anonim

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने रचनात्मक हैं या आप कितनी मेहनत करते हैं, वहां एक उपद्रव है जो बहुत से श्रमिकों के लिए उत्पादकता को कम करता है: ईमेल।

आधुनिक तकनीक के इस चमत्कार के बिना, हमारी अधिकांश नौकरियां शायद ही मौजूद होंगी। फिर भी अधिकांश दिनों में, ईमेल एक विशाल समय चूसने और हमारे सिर पर लम्बे समय तक चलने वाली सूची से ज्यादा कुछ नहीं लगता है।

यह इस तरह से कभी नहीं होना था!

मैं Google उत्पादों के लिए एक विशाल गीक हूं, इसलिए मैं जीमेल की क्षमताओं से घनिष्ठ परिचित हूं। जब भी कोई शिकायत करता है कि उन्हें कितना ईमेल प्राप्त होता है और प्रबंधन करना कितना मुश्किल है, तो मैं हमेशा परेशान हूं।

यह इतना मुश्किल नही है। आपको बस अपने निपटान में उपकरण का उपयोग करना होगा।

मैंने अपनी पसंदीदा छोटी-छोटी टिप्स, चाल और टूल्स को एक साथ खींच लिया है जो जीमेल को प्रबंधित करना आसान बनाता है, क्योंकि यह ऐप मैं उपयोग करता हूं और यह काम और व्यक्तिगत खातों के लिए एक आम बात है।

यदि आप एक अलग ईमेल ऐप का उपयोग करते हैं, तो इनमें से कुछ सुझाव अनुवाद करेंगे, या आपको समान सेटिंग्स या टूल मिल सकते हैं। यदि नहीं … जीमेल पर स्विच करें। आप पहले से इसका उपयोग क्यों नहीं कर रहे हैं? जहाज पर चलो। मैं व्यक्तिगत रूप से पर्याप्त उत्पाद का प्रचार नहीं कर सकता।

अपने इनबॉक्स को अस्वीकार करने के छह तरीके यहां दिए गए हैं, अपना समय वापस लें और कार्यस्थल में अपनी उत्पादकता बढ़ाएं, एक फ्रीलांसर के रूप में या अपने व्यक्तिगत जीवन में:

1. अपने इनबॉक्स को कॉन्फ़िगर करें

यह जीमेल सेटिंग आपको अपने इनबॉक्स में टैब सक्षम या अक्षम करने की अनुमति देती है: प्राथमिक, सामाजिक, प्रचार, अपडेट और फ़ोरम।
यह जीमेल सेटिंग आपको अपने इनबॉक्स में टैब सक्षम या अक्षम करने की अनुमति देती है: प्राथमिक, सामाजिक, प्रचार, अपडेट और फ़ोरम।

जीमेल स्वचालित रूप से इन मेलों में आपके मेल को वर्गीकृत करता है, इसलिए आपके पास प्रत्येक दिन आपके इनबॉक्स में एक भारी ढेर नहीं है।

उदाहरण के लिए, यदि आपको मेलिंग सूची के हिस्से के रूप में एक ईमेल प्राप्त होता है - उदाहरण के लिए, एक न्यूज़लेटर - जो प्रचार टैब के अंतर्गत आ जाएगा। आपके द्वारा साइन अप किए गए ऐप्स से स्वचालित संदेश अपडेट के अंतर्गत आते हैं।

ज्यादातर मामलों में, ये तत्काल संदेश नहीं हैं, इसलिए आप अपने प्राथमिक इनबॉक्स में कौन सी भूमि पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और बाद में अन्य टैब प्राप्त कर सकते हैं।

2. लेबल और फ़िल्टर बनाएं

यदि आप जीमेल के टैब की तुलना में मैन्युअल रूप से या अधिक विस्तार से सॉर्ट करना चाहते हैं, तो आप इसे लेबल के साथ कर सकते हैं।
यदि आप जीमेल के टैब की तुलना में मैन्युअल रूप से या अधिक विस्तार से सॉर्ट करना चाहते हैं, तो आप इसे लेबल के साथ कर सकते हैं।

आपकी सेटिंग्स में "लेबल" के अंतर्गत, आप सभी डिफ़ॉल्ट लेबल और आपके द्वारा बनाए गए किसी भी कस्टम दृश्य को देखेंगे।

ईमेल को सॉर्ट करने और किसी विशेष विषय से संबंधित लोगों को देखने में सहायता के लिए लेबल बनाएं - उदाहरण के लिए, "बिक्री पिच।"

"फ़िल्टर और अवरुद्ध पते" के अंतर्गत, आप संदेशों को स्वचालित रूप से लेबल लागू करने और कुछ क्रियाएं करने के लिए फ़िल्टर बना सकते हैं।

उदाहरण के लिए, मैं Google डॉक्स के माध्यम से अपनी टीम के साथ सहयोग करता हूं, और मेरे ड्राफ्ट्स पर संपादनों या टिप्पणियों के संपादकों की ईमेल अधिसूचनाएं प्राप्त करना मेरे लिए उपयोगी है। लेकिन अगर मैं उन्हें झगड़ा नहीं करता तो वे पूरे दिन मेरे इनबॉक्स को बंद कर देंगे।

मैंने "Google डॉक्स" लेबल बनाया है और उस लेबल को docs.google.com से सभी मेल पर लागू करने के लिए फ़िल्टर बनाया है - और इनबॉक्स को छोड़ें।

इसलिए मेरी सभी डॉक्स अधिसूचनाओं को उस लेबल के नीचे व्यवस्थित रूप से क्रमबद्ध किया जाता है - एक फ़ोल्डर की तरह - और जब यह संशोधन पर काम करने का समय होता है, तो मैं उस फ़ोल्डर को खोल सकता हूं और इसे एक टू-डू सूची के रूप में उपयोग कर सकता हूं।

3. जीमेल लैब्स के साथ खेलो

जीमेल लैब्स प्रयोगात्मक विशेषताएं हैं जो आपके इनबॉक्स को अनुकूलित करने में एक लंबा रास्ता तय करती हैं। अपनी जीमेल सेटिंग्स के तहत लैब्स खोजें।
जीमेल लैब्स प्रयोगात्मक विशेषताएं हैं जो आपके इनबॉक्स को अनुकूलित करने में एक लंबा रास्ता तय करती हैं। अपनी जीमेल सेटिंग्स के तहत लैब्स खोजें।

छोटे स्पर्श, जैसे रीड बटन के रूप में चिह्नित करें , व्यस्त इनबॉक्स को नेविगेट करना बहुत आसान बना सकता है।

मैं उपयोग करता हूं डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं , जो सामान्य संदेशों के लिए ईमेल टेम्पलेट्स बचाता है - एक संभावित स्रोत के लिए परिचय - इसलिए मुझे प्रत्येक संदेश के साथ पहिया को फिर से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। आप आम प्रश्नों के त्वरित और लगातार उत्तर देने के लिए एक डिब्बाबंद प्रतिक्रिया बना सकते हैं।

एकाधिक इनबॉक्स टैब या लेबल के पीछे छुपाए जाने के बजाय, आपको अपनी जीमेल होम स्क्रीन पर क्रमबद्ध ईमेल देखने की अनुमति देता है।

प्रिव्यू पेन आपको बहुत से ईमेल ब्राउज़ करने में मदद कर सकता है, अपने इनबॉक्स के साथ एक ईमेल खोलने का तरीका जिस तरह से आप डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट में इस्तेमाल कर सकते हैं।

4. अपने जीवन को आसान बनाने के लिए थर्ड-पार्टी सेवाओं का उपयोग करें

ऐप की सेटिंग्स के बाहर, आप तृतीय-पक्ष ऐप्स, प्लगइन्स या ब्राउज़र एक्सटेंशन जोड़ कर अपने इनबॉक्स अनुभव को बेहतर बना सकते हैं।

जीमेल के लिए बुमेरांग

बुमेरांग फ़ायरफ़ॉक्स, क्रोम या सफारी के लिए मेरे पसंदीदा जीमेल प्लगइन में से एक है, क्योंकि यह आपके समय पर नियंत्रण लेने के बारे में है।
बुमेरांग फ़ायरफ़ॉक्स, क्रोम या सफारी के लिए मेरे पसंदीदा जीमेल प्लगइन में से एक है, क्योंकि यह आपके समय पर नियंत्रण लेने के बारे में है।

सोमवार को एक ग्राहक से एक ईमेल मिला कि आपको गुरुवार को एक बैठक में संबोधित करने की आवश्यकता है? इसे अपने अव्यवस्थित इनबॉक्स से बाहर निकालें, और गुरुवार सुबह इसे वापस करने के लिए बुमेरांग सेट करें।

यदि आपको कोई जवाब नहीं मिलता है तो आप अपने भेजे गए मेल को अनुवर्ती अनुस्मारक के रूप में भी बुमेरांग कर सकते हैं। यह आपके इनबॉक्स में वार्तालाप किए बिना या अपने सिर में जानकारी को घुमाने के बिना अपने संपर्कों के शीर्ष पर रहने का एक आसान तरीका है।

बूमरंग की सबसे बढ़िया सुविधाओं में से एक, हालांकि, बाद में भेजने के लिए ईमेल शेड्यूल कर रहा है।

मैं कार्यदिवस के अंत में अपने ईमेल बैच करना चाहता हूं लेकिन अंत में जवाब और कार्यों के समूह के साथ हिट नहीं करना चाहता हूं। बुमेरांग मुझे अपने समय पर ईमेल ड्राफ्ट करने देता है और अगली सुबह की तरह, बाद में मेरे संपर्कों के इनबॉक्स को हिट करने के लिए शेड्यूल करता है।

इनबॉक्स रोकें

बैचिंग ईमेल की बात करते हुए, क्या आप कभी भी अपने पत्राचार से निपटने के लिए बस जाते हैं, केवल जब आप एक ईमेल पूरा करते हैं और इनबॉक्स में वापस आते हैं तो सूची बढ़ने के लिए?

जीमेल ऐड-ऑन इनबॉक्स रोकें इसे रोकता है। नए ईमेल को अपने इनबॉक्स में दिखने से रोकने के लिए बस बटन दबाएं।अपनी अपठित सूची के माध्यम से कार्य करें, और नए ईमेल स्वीकार करने के लिए बटन को फिर से दबाएं (और जो आपके द्वारा रुक गए थे)।

Unroll.me

क्या आपका इनबॉक्स ईमेल सदस्यता के साथ खत्म हो गया है? मुझे लगता है कि यह सबसे बड़ा अपराधी है जो ज्यादातर लोगों की ईमेल पागलपन का कारण बनता है।

Unroll.me आपके ईमेल सब्सक्रिप्शन को हर दिन एक ही स्थान पर "रोलिंग" करके अपने इनबॉक्स को साफ़ करता है। आपको एक दैनिक ईमेल प्राप्त होगा जिसमें आसान ब्राउज़िंग के लिए आपकी सभी सदस्यता शामिल होंगी।

पाठ डालें

पाठ डालें, एक क्रोम एक्सटेंशन, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के समान काम करता है जिसमें आप टेम्पलेट्स को विभिन्न प्रकार के संदेशों के लिए सहेज सकते हैं। लेकिन यह एक कदम आगे चला जाता है।

जबकि डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं आपके ईमेल के पूरे शरीर को एक सहेजे गए संदेश से भरती हैं, टेक्स्ट डालें, आपको ईमेल के भीतर कहीं भी पाठ का एक हिस्सा डालने की अनुमति मिलती है।

प्राप्तकर्ता को अपने हस्ताक्षर को तैयार करने के लिए इसका उपयोग करें, संपर्क जानकारी डालें जो आप कभी भी याद नहीं रख सकते हैं या फ़ॉर्म ईमेल भेजने के बिना आपकी कंपनी के बारे में मानक अस्पष्टता शामिल नहीं कर सकते हैं।

5. अपने स्मार्टफोन पर नियंत्रण अधिसूचनाएं

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यह एक हैकनीड अवलोकन है कि हम इन दिनों हमारे स्मार्टफ़ोन से भी जुड़े हुए हैं - लेकिन यह भी सच है। यहां तक कि एक सहस्राब्दी के रूप में, मैं परेशान हूं कि मेरे कुछ दोस्तों के फोन कितने व्यस्त हैं, जबकि जब मैं इसे देखता हूं तो मेरा आईफोन भी क्रिकेट खेल सकता है।

मैं कोई सामाजिक तितली या मांग में नेता नहीं हूं, लेकिन मुझे पता है कि वे सभी महत्वपूर्ण नहीं हैं, या तो। उन्होंने अभी अपनी अधिसूचना सेटिंग्स को अपडेट नहीं किया है।

मैं अनुशंसा करता हूं कि आप अधिसूचनाओं को समायोजित करने के लिए इस सप्ताह 10 मिनट लें सब शोर को शांत करने के लिए आपके ऐप्स - लेकिन मैं इसे जीमेल स्मार्टफोन ऐप सेटिंग्स में रखूंगा।

अलग खातों को प्रबंधित करें

सबसे पहले, जीमेल ऐप आपको कई ईमेल खातों को जोड़ने की अनुमति देता है, और आपके पास प्रत्येक खाते के लिए अलग-अलग सेटिंग्स हो सकती हैं।

इसका मतलब है, उदाहरण के लिए, आप पूरी तरह से काम के लिए पुश नोटिफिकेशन बंद कर सकते हैं और केवल अपने फोन पर व्यक्तिगत पत्राचार प्राप्त कर सकते हैं। या आप ऑनलाइन खरीदारी के लिए उपयोग किए जाने वाले ईमेल के लिए अधिसूचनाएं बंद कर सकते हैं, लेकिन उन्हें महत्वपूर्ण कार्य पत्राचार के लिए रखें।

सीमित पुश अधिसूचनाएं

अपने जीमेल ऐप में प्रत्येक खाते के भीतर, आप "सभी नए मेल," "प्राथमिक केवल" या "कोई नहीं" के लिए अधिसूचनाएं सेट कर सकते हैं।

यदि आप अलर्ट द्वारा अभिभूत किए बिना महत्वपूर्ण संदेशों के लिए उपलब्ध होना चाहते हैं, तो मैं "केवल प्राथमिक" सेटिंग की अनुशंसा करता हूं।

यह आपके सतर्क इनबॉक्स में ईमेल होने पर आपको सतर्क करेगा, लेकिन प्रचार, अपडेट, सोशल या फ़ोरम में फ़िल्टर किए गए लोगों के लिए सूचनाएं छोड़ें।

आगे भी जाएं, और सभी ईमेल सूचनाओं को बंद करने का प्रयास करें। केवल ईमेल करने के लिए अपना समय दें आप इसे देखने के लिए चुनें।

या, यदि आप वास्तव में बहादुर हैं, तो अपने स्मार्टफ़ोन से पूरी तरह से कार्य ईमेल हटाएं!

अधिसूचनाओं को नियंत्रित न करें

अपनी आंखें मत घुमाओ। आप जानते हैं कि यह कहने की जरूरत है। स्मार्टफ़ोन अधिसूचनाएं जो भी आप कर रहे हैं, अप्रत्याशित रूप से, दिन के सभी घंटों से दूर खींचती हैं।

वे ढेर हो जाते हैं और आपको व्यस्त और महत्वपूर्ण महसूस करते हैं, और वे आपको रात में जागते रहते हैं और आपको महसूस करते हैं कि आपके बच्चों या कुत्तों या पौधों के साथ खेलने का समय नहीं है।

लेकिन उन्हें नहीं करना है।

यहां तक कि यदि आप अपनी कंपनी के लिए पूरी तरह से महत्वपूर्ण हैं और एक पल की सूचना पर उपलब्ध होने की आवश्यकता है (हम में से अधिकांश नहीं), तो आप अपने फोन की सेटिंग्स में कुछ सरल समायोजन करके कुछ भी खोए बिना अपना दिन शांत कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए: क्या आपको रिंगर चाहिए, इसलिए हर कोई आपकी अलर्ट सुनता है, या एक कंपन पर्याप्त होगा?

क्या आपको कंपन की भी आवश्यकता है, या आपकी स्क्रीन पर पॉप-अप संदेश प्राप्त करेगा?

क्या आपको वास्तव में उस पॉप-अप की आवश्यकता है, या अधिसूचना सिर्फ आपके अधिसूचना केंद्र में रह सकती है, जिसे आप हर तीन मिनट में देखते हैं?

क्या आप देखते हैं कि कैसे चुप आपका जीवन मिल सकता है?

बैज बंद करें जो लगभग 1,246 अपठित ईमेल चिल्लाते हैं। कम ध्यान देने वाली अधिसूचनाएं चुनें जो आपके ध्यान की आवश्यकता वाले अलर्ट की मांग करने के बजाय दूर जाएं, और "डाउनटाइम" या "परेशान न करें" सेटिंग का लाभ उठाएं।

इनमें से कोई भी जटिल या समय लेने वाली नहीं है। अपने फोन पर नियंत्रण पाने के लिए कुछ मिनट लें, और आप आगे बढ़कर आसानी से रहेंगे, सांस लेंगे और आराम करेंगे।

6. ईमेल से बाहर निकलें!

आखिरकार, सबसे महत्वपूर्ण ईमेल-सैनिटी टिप जो मैं पेश कर सकता हूं वह है: इसे जितना संभव हो उतना प्रयोग करें।

जबकि ईमेल एक बार सहकर्मियों, ग्राहकों या ग्राहकों के साथ संवाद करने का सबसे तेज़ तरीका था, अब यह कम से कम कुशलता में से एक है।

ऐप्स के टोंस अब काम करते हैं जो ईमेल पर पड़ने के लिए उपयोग किया जाता है, और वे इसे बेहतर करते हैं!

सहकर्मियों के साथ चल रही वार्तालापों के लिए, ईमेल से बाहर निकलें, और मैक के लिए स्लैक, Google Hangouts या संदेश जैसे चैट ऐप आज़माएं।
सहकर्मियों के साथ चल रही वार्तालापों के लिए, ईमेल से बाहर निकलें, और मैक के लिए स्लैक, Google Hangouts या संदेश जैसे चैट ऐप आज़माएं।

टीम परियोजनाओं पर सहयोग और प्रतिक्रिया के लिए, Google के अन्य ऐप्स का उपयोग करें:

डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स अपनी टीम को सामग्री बनाने दें, एक ही फाइल में एक साथ काम करें और परिवर्तन और टिप्पणियों को ट्रैक करें। ईमेल के माध्यम से अनुलग्नक भेजना बंद करो।

चलाना आपको लगभग किसी भी प्रारूप में फ़ाइलों को अपलोड, स्टोर, साझा और डाउनलोड करने देता है, इसलिए आपको ईमेल के माध्यम से फाइलें भेजने की आवश्यकता नहीं है।

कैलेंडर दूसरों के साथ शेड्यूल साझा करके ईवेंट और मीटिंग्स की योजना बनाने में आपकी सहायता करता है, ताकि जब आप व्यस्त हों या उपलब्ध हों तो आप तुरंत देख सकें - और बैठकों की योजना बनाने के लिए आगे और पीछे ईमेल करना बंद करें!

फार्म अज्ञात प्रतिक्रिया को आंतरिक रूप से या बाहरी रूप से इकट्ठा करने के लिए सर्वेक्षण बनाने में मदद करता है, या घटनाओं के लिए कर्मचारी साइन-अप जैसी जानकारी एकत्रित करता है।

टीम उत्पादकता, कार्यों और परियोजनाओं का ट्रैक रखने के लिए, इन निःशुल्क ऐप्स में से किसी एक को आज़माएं: फ़्लो, ट्रेलो या iDoneThis।

अपने इनबॉक्स को अस्वीकार करने का सबसे आसान तरीका यह है कि इसे पहले स्थान पर छेड़छाड़ से बचें!

आपका मोड़: काम पर अधिक उत्पादक होने के लिए आप किस जीमेल हैक का उपयोग करते हैं?

दाना सितार (@ डानासर) द पेनी होर्डर में एक कर्मचारी लेखक है। उन्होंने हफिंगटन पोस्ट, Entrepreneur.com, राइटर डाइजेस्ट और अधिक के लिए लिखा है, जहां भी इसकी अनुमति है वहां हास्य का प्रयास करें (और कभी-कभी जहां यह नहीं है)।

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